Come funziona il processo di Archiviazione e Digitalizzazione?
Come funziona il processo di Archiviazione e Digitalizzazione offerto da GSV Digital Solution? Scopri tutti gli aspetti pratici della nostra soluzione per organizzare al meglio il tuo lavoro in vista della collaborazione con noi. Ci occupiamo dell’archivio a 360 gradi, dal ritiro in sede dei documenti cartacei alla digitalizzazione vera e propria, al deposito presso i nostri magazzini autorizzati dalla Soprintendenza Archivistica del Lazio e infine al macero certificato.
Ritiro in sede dell’archivio
Ritiriamo in sede l’archivio cartaceo con cadenza mensile concordata: un nostro corriere di fiducia si occuperà della presa in carico e del trasporto presso i nostri magazzini.
Non dovrai preoccuparti di nulla perché dal momento in cui le scatole lasceranno la tua agenzia saranno sotto la nostra responsabilità. Ci occupiamo di questa attività da molti anni e sappiamo bene come prenderci cura dei tuoi documenti.
Ritiriamo il tuo archivio un po’ per volta affinché i tuoi documenti siano prontamente disponibili sul tuo gestionale di agenzia.
Preparazione dei documenti
I documenti arrivano nei nostri uffici, dove il personale specializzato di GSV li prepara per la scansione. Vengono rimossi i punti metallici e applicate delle etichette QR code per catalogare in modo preciso il contenuto delle cartelline.
I documenti presenti nelle scatole quindi entreranno all’interno di cassetti virtuali, divisi per tipologia, in modo che sia intuitivo trovarli al primo tentativo.
Negli anni abbiamo raffinato sempre di più la categorizzazione per consentirti tutte le suddivisioni di cui hai bisogno.
Digitalizzazione vera e propria
GSV Digital Solution, in quanto azienda leader nel settore, è dotata della migliore strumentazione sul mercato. La qualità delle scansioni è massima perché deve consentire una chiara consultazione del documento, come fosse una fotografia della cartellina.
Il nostro personale specializzato è formato per garantire un risultato ottimale in tempi brevi. Non dimenticare che se hai bisogno del documento prima dei tempi stabiliti puoi richiederlo in qualsiasi momento: un incaricato provvederà a scansionarlo a ogni tua richiesta.
Caricamento sul gestionale
Non è necessario essere già in possesso di un gestionale d’agenzia: GSV può fornirti un software di consultazione abilitato per visionare tutti i tuoi documenti in formato digitale in mobilità.
Siamo integrati con la maggior parte dei gestionali in uso nelle agenzie assicurative e, nel tempo, siamo diventati compatibili con i nuovi gestionali sul mercato.
Non esitare a richiederci una consulenza dedicata per avere maggiori informazioni riguardo la compatibilità con i diversi software in circolazione.
Conservazione delle scatole
Una volta digitalizzati i documenti, le scatole vengono conservate presso i nostri magazzini autorizzati e certificati dalla Soprintendenza Archivistica del Lazio.
Il nostro deposito ospita le scatole per tutto il tempo previsto dalla normativa – cinque o dieci anni – consentendoti di liberare i locali precedentemente adibiti ad archivio. Non dovrai più occuparti di nulla, perché in caso di ispezione o di audit di compagnia sarai al riparo da qualsiasi imprevisto.
La nostra esperienza nel settore assicurativo ci consente di agire sempre nel pieno rispetto della legislazione vigente in materia di conservazione dei documenti.
Scarto e Macero certificato
Ogni anno stiliamo dei report con gli estremi dei documenti che possono essere distrutti. Con l’autorizzazione dell’agenzia procediamo quindi al macero certificato dei documenti.
GSV Digital Solution quindi è l’unico interlocutore con cui ti interfaccerai, dal ritiro al macero dei tuoi documenti. Richiedici una consulenza gratuita e senza impegno e ti renderai conto di quanto si semplifichino i processi lavorativi affidandoti a un’impresa specializzata.
Inoltre avrai un risparmio notevole e i tuoi dipendenti potranno occuparsi di processi più produttivi per la tua agenzia!
